Offertvorlage für Handwerker: So schreibst du Offerten, die Aufträge bringen

Deine Offerte verkauft. Oder eben nicht.

Du warst beim Kunden. Hast ausgemessen, Fragen beantwortet, vielleicht noch einen Kaffee getrunken. Am Abend sitzt du am Küchentisch und tippst die Offerte. Dann hörst du zwei Wochen lang nichts.

Kennst du das? Dann liegt es oft nicht am Preis. Es liegt an der Offerte selbst.

Die meisten Handwerker sind top in ihrem Fach. Offerten schreiben hat ihnen aber nie jemand beigebracht. Also entsteht jede Offerte neu, jedes Mal ein bisschen anders und jedes Mal unter Zeitdruck. Eine saubere Offertvorlage für Handwerker löst genau dieses Problem. Du füllst sie aus, statt jedes Mal bei null anzufangen.

In diesem Artikel bekommst du drei Dinge: was in eine Schweizer Offerte gehört, wie du sie aufbaust und welche Fehler dich Aufträge kosten. Am Schluss zeige ich dir, wie du dir einen Teil der Besichtigungen gleich ganz sparst.

Warum eine schwache Offerte dich doppelt kostet

Eine Offerte ist unbezahlte Arbeit. Besichtigung, Anfahrt, Ausmessen, Rechnen, Schreiben. Das summiert sich schnell auf ein paar Stunden pro Anfrage. Kriegst du den Auftrag nicht, ist diese Zeit weg.

Das ist der erste Schaden. Der zweite ist fieser.

Dein Kunde holt fast sicher mehrere Offerten ein. Er legt sie nebeneinander auf den Tisch. Er ist kein Fachmann und kann nicht beurteilen, ob deine Silikonfuge besser ist als die vom Mitbewerber. Was er beurteilen kann: Welche Offerte versteht er? Welche wirkt seriös? Bei welcher weiss er, was er am Ende bezahlt?

Ist deine Offerte unklar, passiert eines von zwei Dingen. Entweder ruft er an und fragt nach. Oder er ruft nicht an und nimmt den anderen. Die zweite Variante ist häufiger.

Und dann gibt es noch den dritten Schaden: Du bekommst den Auftrag, aber die Offerte war schwammig. Was war inbegriffen? Wer entsorgt den Bauschutt? Waren die Zusatzarbeiten abgemacht? Solche Diskussionen kosten dich am Schluss Geld und Nerven, manchmal auch den Kunden.

Was in eine Schweizer Offerte gehört

Vorweg: Ich bin kein Anwalt und das hier ist keine Rechtsberatung. Bei grossen Aufträgen oder heiklen Fragen redest du mit deinem Treuhänder, deinem Branchenverband oder einer Fachperson. Was folgt, sind die Angaben, die in eine professionelle Offerte gehören, damit sie klar ist und dich schützt.

Absender und Empfänger

Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail. Bist du im Handelsregister eingetragen oder mehrwertsteuerpflichtig, gehört deine UID-Nummer dazu. Beim Kunden: vollständiger Name, Adresse und die Adresse der Baustelle, falls sie abweicht. Klingt banal. Fehlt aber erstaunlich oft.

Datum, Offertnummer und Bezug

Jede Offerte bekommt eine Nummer. So findest du sie wieder, wenn der Kunde drei Monate später anruft. Schreib dazu, worauf sie sich bezieht: "Badsanierung EG, Besichtigung vom 14. Oktober". Dann weiss jeder sofort, worum es geht.

Mehrwertsteuer

Bist du mehrwertsteuerpflichtig, weist du die MWST separat aus. Der Normalsatz liegt aktuell bei 8,1 Prozent. Deine MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST gehört auf das Dokument. Schreib klar, ob deine Preise inklusive oder exklusive MWST sind. Am besten zeigst du beides: Total netto, MWST-Betrag, Total brutto.

Bist du nicht steuerpflichtig, weist du auch keine MWST aus. Das ist kein Nachteil, das ist einfach so. Ob und ab wann du steuerpflichtig wirst, klärst du mit deinem Treuhänder oder direkt bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Gültigkeit

Eine Offerte ohne Ablaufdatum ist ein Risiko für dich. Materialpreise ändern sich, deine Auslastung auch. Schreib deshalb ein konkretes Datum hin: "Diese Offerte ist gültig bis 30. November 2026." Das Obligationenrecht sagt grob: Wer in seinem Angebot eine Frist setzt, ist bis dahin daran gebunden. Danach nicht mehr. Ein klares Datum schafft also Klarheit für beide Seiten.

Kleiner Nebeneffekt: Eine Frist gibt dem Kunden einen Grund, sich zu entscheiden.

Zahlungsbedingungen

Wann wird bezahlt? Wie viel davon im Voraus? Gibt es Teilrechnungen bei längeren Arbeiten? Gewährst du Skonto bei schneller Zahlung? Schreib das hin. Gerade bei grösseren Aufträgen mit viel Material ist eine Anzahlung legitim und schützt dich, wenn der Kunde abspringt.

Art des Preises

Hier passieren die teuersten Missverständnisse. Es gibt grob drei Varianten:

• Pauschalpreis: Ein fixer Betrag für eine klar beschriebene Leistung. Der Kunde weiss genau, was er zahlt. Du trägst das Risiko, wenn es länger dauert.
• Kostenvoranschlag oder Richtpreis: Eine Schätzung. Die Endabrechnung erfolgt nach effektivem Aufwand. Weicht die Rechnung stark ab, hat der Kunde Rechte. Also schätz ehrlich.
• Regie: Abrechnung nach Stunden und Material. Sinnvoll, wenn der Umfang vorher wirklich nicht absehbar ist.

Schreib in der Offerte ausdrücklich, welche Variante gilt. Ein Satz reicht. Er erspart dir die längste Diskussion deines Jahres.

Der Aufbau: deine Offertvorlage als Tabelle

Eine gute Offerte folgt immer der gleichen Reihenfolge. Hier ist das Gerüst, das du als Vorlage in Word, Excel oder deiner Handwerkersoftware nachbauen kannst:

Block	Was rein muss	Häufiger Fehler
Kopf	Firma, Adresse, UID, Logo, Kontakt	Handynummer fehlt
Empfänger	Kunde und Baustellenadresse	Baustelle nicht erwähnt
Bezug	Offertnummer, Datum, Projekt	keine Nummer, kein Bezug
Einleitung	Zwei Sätze zum Auftrag	Floskeln statt Inhalt
Positionen	Leistung, Menge, Einheit, Preis	Sammelposten "Diverses"
Ausschlüsse	Was nicht inbegriffen ist	fehlt komplett
Total	Netto, MWST, Brutto	unklar ob inkl. MWST
Bedingungen	Preisart, Zahlung, Gültigkeit	keine Frist
Termin	Möglicher Ausführungszeitraum	keine Angabe
Abschluss	Ansprechperson, nächster Schritt	kein Aufruf zum Handeln

Die Positionen sind das Herzstück. Jede Position hat eine Nummer, eine verständliche Beschreibung, eine Menge, eine Einheit und einen Preis. Zum Beispiel so:

Pos.	Leistung	Menge	Einheit	Preis
1	Abdecken und Schützen der Böden	1	pauschal	dein Ansatz
2	Wände spachteln und schleifen	Fläche	m²	pro m²
3	Zweimal streichen, Farbton nach Wahl	Fläche	m²	pro m²
4	Entsorgung Abdeckmaterial	1	pauschal	dein Ansatz

Arbeitest du am Bau, kennst du vielleicht den Normpositionen-Katalog NPK. Für grosse Ausschreibungen ist er Standard. Für den Privatkunden mit dem neuen Bad ist er oft zu technisch. Schreib für ihn so, dass er es ohne Wörterbuch versteht.

Sieben Fehler, die dich Aufträge kosten

1. Der Sammelposten

"Malerarbeiten gemäss Besichtigung: CHF 8'400." Fertig. Der Kunde sieht eine Zahl und keine Leistung. Er kann nichts vergleichen, also vergleicht er nur den Endbetrag. Und da verlierst du gegen jeden, der billiger ist. Aufgeschlüsselte Positionen zeigen, wofür er bezahlt.

2. Fachchinesisch

Du weisst, was ein Voranstrich ist. Dein Kunde nicht. Schreib "Grundierung, damit die Farbe hält" statt nur den Fachbegriff. Das wirkt nicht weniger professionell. Es wirkt verständlich. Und verständlich gewinnt.

3. Keine Ausschlüsse

Was nicht in der Offerte steht, nimmt der Kunde trotzdem gerne als inbegriffen an. Möbel verschieben? Gerüst? Entsorgung? Bewilligung? Schreib einen kurzen Block "Nicht inbegriffen". Er schützt dich vor dem Satz "Ich dachte, das sei dabei".

4. Keine Gültigkeit

Ohne Frist kann der Kunde im Frühling auf eine Offerte vom letzten Herbst zurückkommen. Zu den alten Preisen. Ein Datum auf der Offerte kostet dich zehn Sekunden.

5. Zu spät verschickt

Die beste Offerte nützt nichts, wenn sie nach dem Mitbewerber ankommt. Wer zuerst eine klare Offerte schickt, setzt den Massstab. Eine fertige Vorlage ist hier dein grösster Hebel. Du füllst nur noch Positionen ab, statt das Layout neu zu basteln.

6. Kein nächster Schritt

Viele Offerten enden mit "Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung". Das ist kein nächster Schritt. Schreib lieber: "Passt dir die Offerte, bestätige sie per Mail oder unterschreib sie unten. Dann reservieren wir dir einen Termin in der KW 46." Konkret, einfach, verbindlich.

7. Nie nachgefasst

Du schickst die Offerte und wartest. Der Kunde ist aber nicht abgesprungen, er ist einfach beschäftigt. Ein kurzer Anruf nach einer Woche ist kein Betteln. Es ist Service. "Hast du die Offerte erhalten? Gibt es Fragen?" Oft entscheidet genau dieser Anruf.

Die beste Offerte beginnt vor der Besichtigung

Jetzt zum Teil, über den kaum ein Handwerker nachdenkt. Bei vielen Anfragen fährst du raus, misst aus und rechnest. Und stellst dann fest: Der Kunde wollte eigentlich nur mal einen groben Preis. Oder der Auftrag ist viel kleiner als gedacht. Oder er passt gar nicht zu dir.

Die Fahrt hättest du dir sparen können. Wenn du vorher die richtigen Infos gehabt hättest.

Genau da kommt deine Website ins Spiel. Die meisten Handwerker-Websites haben ein Kontaktformular mit drei Feldern: Name, E-Mail, Nachricht. Dann kommt eine Nachricht wie "Bitte Offerte für Bad". Mehr nicht. Also musst du anrufen, nachfragen und rausfahren.

Ein gutes Anfrageformular fragt gezielt nach dem, was du für eine erste Einschätzung brauchst:

• Was soll gemacht werden? Auswahl statt Freitext
• Ungefähre Grösse oder Masse
• Fotos vom Ist-Zustand, direkt hochladen vom Handy
• Postleitzahl des Objekts
• Gewünschter Zeitraum
• Budgetrahmen, freiwillig

Mit drei Fotos und ein paar Massen siehst du oft schon, ob ein Auftrag zu dir passt. Kleinere Arbeiten kannst du manchmal direkt offerieren, mit dem Hinweis, dass der Preis nach kurzer Kontrolle vor Ort definitiv wird. Bei grossen Arbeiten fährst du weiterhin raus. Aber vorbereitet, mit einer ersten Idee im Kopf.

Wie so ein Formular aussieht und was eine Website für Handwerker sonst noch leisten muss, haben wir auf unserer Seite zur Website für Handwerker mit Anfrageformular und Fotoupload zusammengestellt.

Rechne es für dich selbst durch

Ich nenne dir hier keine erfundenen Durchschnittswerte. Rechne lieber mit deinen eigenen Zahlen. Das ist der ehrlichere Beweis.

Nimm einen normalen Monat:

1. Wie viele Besichtigungen machst du?
2. Wie lange dauert eine davon, inklusive Fahrt?
3. Wie viele davon führen zu einem Auftrag?
4. Was ist eine Stunde deiner Arbeit wert?

Ein Beispiel zum Durchrechnen: Machst du pro Woche drei Besichtigungen à anderthalb Stunden, sind das viereinhalb Stunden pro Woche. Rund 18 Stunden im Monat. Wird nur jede zweite davon ein Auftrag, ist die Hälfte dieser Zeit verloren.

Kann ein gutes Formular auch nur einen Teil dieser Leerfahrten verhindern, hast du jeden Monat Stunden zurück. Stunden, in denen du arbeitest und Rechnungen schreibst, statt Offerten für Leute zu machen, die nie zusagen.

Dazu kommt der zweite Effekt: Wer dir Fotos und Masse schickt, meint es ernst. Die Qualität deiner Anfragen steigt. Und eine gute Anfrage plus eine klare Offerte aus deiner Vorlage ist die Kombination, die Aufträge bringt.

Deine Checkliste für die nächste Offerte

Bevor du die nächste Offerte rausschickst, geh diese Punkte durch:

• Offertnummer, Datum und Projektbezug stehen drauf
• UID und MWST-Nummer sind drauf, falls du steuerpflichtig bist
• Jede Leistung ist eine eigene Position mit Menge und Einheit
• Es gibt einen Block "Nicht inbegriffen"
• Netto, MWST und Brutto sind klar getrennt
• Die Preisart ist genannt: Pauschale, Richtpreis oder Regie
• Zahlungsbedingungen und Gültigkeit sind konkret
• Am Schluss steht ein klarer nächster Schritt
• Im Kalender steht der Termin zum Nachfassen

Bau dir aus dieser Liste einmal eine Offertvorlage. Danach dauert jede Offerte nur noch einen Bruchteil der Zeit. Und sie sieht jedes Mal so aus, als hättest du dir richtig Mühe gegeben.

Weniger rausfahren, mehr Aufträge

Eine gute Offerte gewinnt den Vergleich. Eine gute Website sorgt dafür, dass du überhaupt nur noch die richtigen Vergleiche machst. Zusammen sparen sie dir Zeit, die du heute im Auto und am Küchentisch verbringst.

Willst du eine Website, die dir vorqualifizierte Anfragen mit Fotos und Massen liefert? Dann schau dir an, wie wir bei Webtree eine Website für Handwerker aufbauen, oder melde dich direkt über webtree.ch. Wir sind eine Webdesign-Agentur aus Schaffhausen. Wir schauen deine aktuelle Seite an und sagen dir ehrlich, wo die Anfragen heute verloren gehen.